Das SwissMentor Dokumentenmanagement ermöglicht das effiziente Ablegen, Verwalten und Suchen von Office Dateien, Bildern, Videos und anderen Dateien sowie eine zuverlässige Versionskontrolle. Office Dateien werden automatisch in PDF Dateien konvertiert.
Objekt-Arten dieses Moduls
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Ordner
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Kann beliebige Objekte enthalten
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Datei
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Beliebige Dateien können mit dem SwissMentor Objekttyp «Datei» verbunden werden
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Datei-Tag
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«Anker» für bestimmte Dateiversionen
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URL-Link
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Auf eine Webseite oder ein Objekt im SwissMentor Windows Client
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SwissMentor™ Web Link
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Auf ein Objekt im SwissMentor Web Client
Highlights dieses Moduls
- Erstellen: Beliebige Dateien können von der Festplatte eingelesen oder via Vorlagensystem neu erstellt werden.
Metadaten: Die Dateien können mit Metadaten (Autor, Schlüsselwörter, Reifezustand etc.) versehen werden.
Unterstellung: Dateien können beliebigen Objekten unterstellt werden, sofern die Unterstellungsregeln das zulassen. Sie können mit Drag&Drop verschoben werden.
Bearbeiten: Dateien können direkt aus SwissMentor zum Bearbeiten geöffnet und zurückgespeichert werden.
PDF Konversion: Microsoft Office Dateien werden automatisch in PDF Dateien konvertiert. Die PDF Dokumente können im PDF Viewer mit Hervorhebungen, Zeichnungen und Notizen kommentiert werden. Diese individuellen Elemente werden beim Benutzer abgespeichert und beim Aufrufen des Grunddokuments wieder mit diesem verbunden. Solche kommentierten Dokumente können zusammen mit den PDF Kommentaren exportiert werden.
Versionierung: Jede Änderung an einer Datei wird als Dateiversion abgelegt und kann später wieder angezeigt und editiert und bei Bedarf als neueste Version abgespeichert werden. Die Dateiversionen können mit Tags markiert und dadurch versionsgerecht einem Lehrgang zugeordnet werden.
Duplikate: Per Prüfsumme können automatisch Datei-Duplikate erkannt und somit mehrfache redundante Abspeicherungen vermieden werden.
Sicherheit: Beim Übermitteln einer Datei erfolgt eine Quersummenbildung und Prüfung auf Vollständigkeit der Übermittlung und des Vorhandenseins einer gleichen Datei.
WebDAV: Es kann eine WebDAV Verbindung auf ein SwissMentor Ordner hergestellt werden. Alle Dateien in SwissMentor befinden sich dann im Windows Explorer in einem virtuellen Laufwerk und können dort mit einem beliebigen Windows Programm weiter bearbeitet werden. Sie werden automatisch in SwissMentor zurück gespeichert.
Verknüpfung: Durch Verlinkung ist ein Zugriff auf andere Dateien oder Objekte in SwissMentor möglich. Bei der Umwandlung in PDF Dateien werden diese Links übernommen. Auch wenn SwissMentor nicht aufgestartet ist, kann ein in SwissMentor abgelegtes Dokument aufgerufen werden und zwar je nach Zugriffsrecht als Originaldatei oder als PDF Datei.
Screenshots zu diesem Modul
- Erstellen: Beliebige Dateien können von der Festplatte eingelesen oder via Vorlagensystem neu erstellt werden.
Metadaten: Die Dateien können mit Metadaten (Autor, Schlüsselwörter, Reifezustand etc.) versehen werden.
Unterstellung: Dateien können beliebigen Objekten unterstellt werden, sofern die Unterstellungsregeln das zulassen. Sie können mit Drag&Drop verschoben werden.
Bearbeiten: Dateien können direkt aus SwissMentor zum Bearbeiten geöffnet und zurückgespeichert werden.
PDF Konversion: Microsoft Office Dateien werden automatisch in PDF Dateien konvertiert. Die PDF Dokumente können im PDF Viewer mit Hervorhebungen, Zeichnungen und Notizen kommentiert werden. Diese individuellen Elemente werden beim Benutzer abgespeichert und beim Aufrufen des Grunddokuments wieder mit diesem verbunden. Solche kommentierten Dokumente können zusammen mit den PDF Kommentaren exportiert werden.
Versionierung: Jede Änderung an einer Datei wird als Dateiversion abgelegt und kann später wieder angezeigt und editiert und bei Bedarf als neueste Version abgespeichert werden. Die Dateiversionen können mit Tags markiert und dadurch versionsgerecht einem Lehrgang zugeordnet werden.
Duplikate: Per Prüfsumme können automatisch Datei-Duplikate erkannt und somit mehrfache redundante Abspeicherungen vermieden werden.
Sicherheit: Beim Übermitteln einer Datei erfolgt eine Quersummenbildung und Prüfung auf Vollständigkeit der Übermittlung und des Vorhandenseins einer gleichen Datei.
WebDAV: Es kann eine WebDAV Verbindung auf ein SwissMentor Ordner hergestellt werden. Alle Dateien in SwissMentor befinden sich dann im Windows Explorer in einem virtuellen Laufwerk und können dort mit einem beliebigen Windows Programm weiter bearbeitet werden. Sie werden automatisch in SwissMentor zurück gespeichert.
Verknüpfung: Durch Verlinkung ist ein Zugriff auf andere Dateien oder Objekte in SwissMentor möglich. Bei der Umwandlung in PDF Dateien werden diese Links übernommen. Auch wenn SwissMentor nicht aufgestartet ist, kann ein in SwissMentor abgelegtes Dokument aufgerufen werden und zwar je nach Zugriffsrecht als Originaldatei oder als PDF Datei.
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